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オフィスの移転や閉鎖に伴う片付けは、一般家庭の不用品回収とは異なる注意点が多くあります。大量のデスクやキャビネット、OA機器、機密書類など、オフィス特有の不用品を適切に処分するには、専門知識を持った業者に依頼するのが効率的です。本記事では、オフィス・事務所の不用品回収に関する基礎知識から、機密書類の処分方法、法人向け料金の目安まで、移転・閉鎖時に必要な情報を網羅的に解説します。
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オフィス特有の不用品とその処分方法
オフィスから出る不用品は、家庭の不用品とは種類が大きく異なります。主なものを以下に整理します。
【オフィス家具】
デスク、チェア、キャビネット、パーティション、ロッカー、会議テーブル、応接セットなどが代表的です。オフィス家具は「産業廃棄物」に分類される場合があり、一般家庭のように自治体の粗大ゴミとして出すことはできません。産業廃棄物処理の許可を持つ業者に依頼する必要があります。
【OA機器・電子機器】
コピー機（複合機）、プリンター、シュレッダー、電話機、FAX、プロジェクターなどが該当します。コピー機はリース品の場合が多いので、処分前にリース契約の内容を確認しましょう（後述）。パソコンは資源有効利用促進法に基づき、メーカーまたは専門業者による回収が必要です。
【書類・紙類】
オフィスからは大量の書類が出ます。特に顧客情報や従業員情報を含む機密書類は、個人情報保護法に基づいた適切な処分が求められます。一般ゴミとして廃棄するのは絶対に避けてください。
【その他】
看板、ブラインド、カーペット、照明器具、冷蔵庫、電子レンジなども処分対象になります。業種によっては、在庫商品や什器、医療機器なども含まれます。
オフィスの不用品は種類が多岐にわたるため、まずは処分が必要なもののリストを作成し、「リース品」「買取可能なもの」「産業廃棄物」「一般廃棄物」に分類することから始めましょう。
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機密書類の安全な処分方法
オフィスの片付けで最も慎重な対応が求められるのが、機密書類の処分です。顧客データ、契約書、従業員の個人情報などが含まれる書類は、情報漏洩を防ぐために適切な方法で処分する必要があります。
【処分方法1: 自社のシュレッダーで裁断】
少量の場合は、社内のシュレッダーで処理できます。ただし、オフィス閉鎖時のような大量の書類には時間がかかりすぎるため、現実的ではありません。クロスカット方式のシュレッダーを使用し、裁断後は可燃ゴミとして処分します。
【処分方法2: 機密文書溶解処理サービス】
段ボール箱に書類を詰めて、専門業者に溶解処理を依頼する方法です。書類は開封されることなく、製紙工場で溶解されます。費用は段ボール1箱あたり1,000円〜2,000円程度です。溶解証明書が発行されるため、適切に処分した証拠を残せます。大量の書類がある場合に最適です。
【処分方法3: 出張シュレッダーサービス】
専用の大型シュレッダーを搭載した車両がオフィスに出向き、その場で裁断処理を行います。目の前で処理されるため、情報漏洩のリスクが最小限に抑えられます。費用は出張1回あたり30,000円〜100,000円程度で、処理量によって異なります。
機密書類の処分では、「処分証明書」または「溶解証明書」を必ず受け取りましょう。万が一、情報漏洩が問題になった場合に、適切に処分したことを証明できます。個人情報保護法では、企業に対して個人データの安全管理措置を講じることが義務付けられており、書類の処分もその一環です。
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OA機器のリース返却と注意点
オフィスで使用しているOA機器の多くは、リース契約で導入されています。移転や閉鎖時には、リース品と自社所有品を正確に区別し、適切に対応する必要があります。
【リース品の確認方法】
まず、リース契約書を確認しましょう。契約書にはリース対象の機器名、型番、リース期間、月額料金などが記載されています。経理部門や総務部門にリース一覧表がある場合もあります。機器本体にリース会社のシールが貼られていることも多いです。
【リース品の返却手順】
リース契約が満了している場合は、リース会社に連絡して返却手続きを行います。リース会社が指定する引取日に、機器を引き渡します。返却時の送料や搬出費用は、契約内容によって異なりますので確認してください。
リース契約期間中にオフィスを閉鎖する場合は、残リース料の精算が必要になることがあります。残期間の料金を一括で支払うケースが多いため、早めにリース会社に相談しましょう。場合によっては、移転先への移設に対応してくれることもあります。
【自社所有のOA機器の処分】
自社で購入したOA機器は、買取業者に売却するか、不用品回収業者に処分を依頼します。比較的新しい複合機やプリンターは、中古OA機器として買取してもらえる可能性があります。買取価格は、メーカー、機種、年式、印刷枚数（カウンター数）によって異なりますが、5,000円〜100,000円程度です。データが記録されている機器は、ハードディスクの初期化や物理的な破壊を行った上で処分してください。
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法人向け不用品回収の料金目安
オフィス・事務所の不用品回収は、一般家庭とは料金体系が異なる場合があります。法人向け料金の目安を解説します。
【品目別の回収費用目安】
- デスク（1台）: 3,000円〜8,000円
- オフィスチェア（1脚）: 1,000円〜3,000円
- キャビネット（1台）: 3,000円〜10,000円
- パーティション（1枚）: 2,000円〜5,000円
- 会議テーブル（1台）: 5,000円〜15,000円
- 応接セット（1式）: 10,000円〜30,000円
- コピー機（1台）: 5,000円〜20,000円
- 冷蔵庫（1台）: 5,000円〜10,000円
【トラック積み放題プランの目安】
- 2tトラック1台: 50,000円〜80,000円
- 4tトラック1台: 80,000円〜150,000円
大規模なオフィスの場合、上記の個別料金ではなく、まとめて見積もりを取るほうが費用を抑えられます。床面積や物量に応じた一括見積もりが一般的です。
法人向けサービスでは、以下の点も確認しましょう。産業廃棄物収集運搬許可を持っているか。マニフェスト（産業廃棄物管理票）を発行してくれるか。作業時間や曜日の指定が可能か。搬出経路の養生（床や壁の保護）に対応しているか。請求書・領収書の発行が可能か。
縁天堂では、法人のお客様からのご依頼にも対応しております。オフィスの移転や閉鎖に伴う不用品の回収から、買取可能な品目の査定まで、ワンストップで対応いたします。まずは無料のお見積もりをご利用ください。
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内部リンク案
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